公关活动策划指南：从了解基本信息到应急预案的全流程解析

我们在为客户策划公关活动之前，一般都会对客户的企业形象及现状进行分析了解，并做出诊断，最终提供整体的项目方案。

那么我们在与客户沟通公关活动时，操作流程应该是怎样的呢？

01 了解活动基本信息

02 站点推荐指数

03 确认活动主题

04 利用媒体传播

05 活动创意点

06 活动流程规划

07 活动预算统计

08 活动应急预案

很多客户经常找我，让我办一个PR活动，给我一个活动方案，但是很多活动信息白白的没有给我们，所以在PR活动前期一定要明确以下几个问题：

举办公关活动的目的是什么？是为了提升品牌知名度还是推出产品？

这个活动什么时候举行？

您希望在一天中的什么时间举办活动？上午 10 点之后还是下午 2 点之后？

涉及人员是谁？客户还是记者？

您想在什么类型的场地举办婚礼？高端大气还是低调奢华？

这次活动的预算大约是多少？

01 了解活动基本信息

当以上信息都明确之后，客户就需要把这些信息提供给我们，然后我们就会根据这些信息来制定相应的策划方案，我们得到的活动基础信息越充分，我们制定的策划方案就越贴近客户的需求。

02 站点推荐指数

我们根据客户活动的基本信息来寻找场地。比如一般的新闻发布会都会在五星级酒店举行，那么我们就会推荐五星级酒店。我们需要清楚知道会议厅的面积、会议厅的高度、可容纳的人数、灯光的高度。在寻找场地的时候，我们一定要多准备几个，甚至用推荐指数来表明哪家五星级酒店的服务最好、举办过哪些类型的活动。最后，我们找到最符合这次活动的场地。

03 确认活动主题

活动主题是活动内容本身的高度概括，对整体活动本身有非常重要的引导作用南京活动搭建，南京活动执行，南京活动策划，南京恒睿文化传媒，南京舞台设备租赁，南京同城活动，南京线下活动，活动策划，活动搭建，恒睿文化，南京活动公司，南京舞美灯光，南京会场搭建，南京会议布置，南京美陈工厂，南京会务公司，可以让参与的嘉宾也就是参与者了解活动。如果连参与者都不知道你的活动主题想要表达什么？这意味着活动肯定是失败的。所以一个好的活动主题对于一场公关活动的成败至关重要。好的活动主题能够轻松传播，最大化活动的效果。

确定活动主题，首先要细化公关活动的卖点是什么？然后根据活动目标和参与对象进行优化。总之，活动主题要凸显本次活动的特色（亮点）。

04 利用媒体传播

随着互联网的快速发展，各类活动都希望借助媒体、新媒体、网红、KOL等明星资源来推动公关活动。有时候从举办活动本身的角度来说，线上带来的效果往往比线下更好，因为现在智能手机在国内已经非常普及，很多用户都是从网上获取信息、查看自己喜欢看的内容。所以现在有了数字化活动。一场公关活动必须要借助媒体传播，首先要确认邀请哪些媒体、明星到现场，哪些媒体只需要线上发新闻稿即可。然后是否需要直播互动、网红直播等，目前在很多活动中都能看到这些玩法，甚至活动预算充足的话，可以放一些微信公众号。（之前在这篇文章《活动经理：利用野性力量应对全媒体时代的活动行业》中详细介绍了如何做媒体下的公关活动）。

05 活动创意点

创意是整个公关活动的纽带，是品牌与消费者相互了解的桥梁。对于一个品牌来说，一场公关活动如果没有好的创意点，就无从谈起新闻话题和看点。那么小编可以粗略地把公关活动的创意点分为三种：

1）策略性创意：一般大公司都会有自己的年度公关策略规划，公关活动只是其中很小的一部分。在思考公关活动创意时，一定要围绕品牌的年度公关策略，再进行整体的创意构思。

2）形式创意：形式创意包括“新闻发布会、项目路演、会议论坛、活动赞助、事件营销等”等等。

3）创意的执行：创意的执行是关键的一步，包括活动的空间展示、舞台设计与平面设计、活动亮点、互动视频的制作、活动现场的高科技呈现等。例如，可以将最近流行的AR、VR技术融入到活动现场。让参与者在活动结束后知道这是一个什么样的品牌，对活动现场的亮点产生深远的影响，形成口碑传播。

例如：今年2月，活动经理为金伯利钻石策划了一场时尚顶级晚宴+新品发布会。本次年会的主题是“再创高峰、拓展格局、闪耀未来”，重点在“闪耀”。因此，在开幕式上，金伯利全新广告片（月光女神）首次在现场发布。更让人意想不到的是，月光女神女主角亲临现场，佩戴价值1.26亿元的25克拉珍稀钻石走秀，惊艳全场，演绎现实版耀眼“月光女神”，让整场秀绚丽夺目，散发​​无限魅力！

活动创意其实是由活动执行和细节决定的。很多活动公司做出的创意方案想象力很完美，但现场执行就大不一样了。“创意是丰富的，执行是骨骼的”，效果图、创意方案都很漂亮，但能不能交付，还要拭目以待。行业要求任何道具、陈列细节都要很有质感、很精致。现场客户往往会在很小的细节上找你麻烦，你会很被动。如果活动创意环节执行不力，后果可想而知（公关活动的执行会在下一篇文章详细写到）。

06 活动流程规划

当公关活动所需的所有物料都设计制作完毕后，接下来就是完成活动前的场地搭建和其他区域的布置，包括活动前的彩排和现场检查。当一切准备就绪后南京活动搭建，南京活动执行，南京活动策划，南京恒睿文化传媒，南京舞台设备租赁，南京同城活动，南京线下活动，活动策划，活动搭建，恒睿文化，南京活动公司，南京舞美灯光，南京会场搭建，南京会议布置，南京美陈工厂，南京会务公司，活动才会正式开始。一般公关活动现场流程分为以下几点：

1）嘉宾签到、入场

2）主持人致开幕词

3）领导人讲话

4）产品发布和演示

5）启动仪式

6）嘉宾合影

7）晚餐和表演

07 活动预算统计

举办公关活动，首先要知道活动的预算，以及整体的预算成本。一般来说，活动预算要么是主办方提前告知活动公司，活动公司根据主办方的预算来策划活动，并估算可行性和可操作性。也有一种情况是主办方不能给出活动预算，活动公司需要自行报价。

不论主办方是否给出实际预算，我们都需要给出详细的活动报价清单；这其中包括嘉宾邀请、住宿、交通、场地租金、现场布置费用、餐饮、装饰、舞台布置、舞台灯光、特效、物料制作、摄影、宣传物料、公关费用、媒体、演职人员费用、各种杂费等。并且预算清单必须一目了然，让客户一目了然。

08 活动应急预案

应急预案一般只出现在千人以上的大型公关活动中，百人规模的活动基本不会出意外，相反千人以上的活动却经常出意外，比如江苏外滩跨年踩踏事件、活动现场斗殴事件等。从活动公司的专业角度来说，无论活动规模大小，应急预算都必须准备齐全并执行。

1）活动预警：活动前三天查看天气预报，根据实际情况对户外活动进行适当调整或延期。若为室内活动，则在活动前一天向嘉宾发送天气信息短信。

2）场地防火：与场馆方核实场地周边消防措施是否齐全、到位，是否有紧急出入口方便人群疏散。

3）医疗预案：活动现场准备一个医疗包，准备一些常用药品、创可贴、纱布等。

举办活动，必须未雨绸缪，作为活动负责人，必须想到所有可能发生的情况，不要等到事情发生才后悔莫及。举办活动不像拍电影，没有补救的余地。所以要多看、多做、多思考。

二、公共关系活动实施指南

做过活动策划的应该都知道，一个公司举办一场公关活动往往需要投入大量的财力、物力、人力。在公关活动进行过程中，往往会遇到很多自己没有意识到的问题，比如：过程中害怕出错，现场发生让领导不开心的事情，预算不足，活动效果不好，甚至现场发生让他们措手不及的事情。如何才能避免这些问题呢？今天就和大家分享一下公关活动的执行流程以及需要注意的一些细节。

一般的公关活动执行流程分为以下几大步骤：

01 网站布局

02 活动彩排

03活动管理

04 费用清单

05 活动总结

01 网站布局

俗话说“万事开头难”，公关活动的难点就在于场地的选择和布置。那么我们该如何学会与场地沟通呢？首先要做好场地的前期调查和确认工作：

1）确定安排公关活动的时间；

2）确定进出路线，例如停车区域、卸货区域、是否有货梯，以及可以通过的物料量等；

3）确定活动的功耗和开关的位置；

4）确定客运电梯、楼梯、紧急出口的位置；

5）确定特邀嘉宾的座位及休息室；

6）确定嘉宾签到台及展示区的位置；

7）确定座位的数量、排列方式和样式；

8）确定宾客活动区域、茶歇地点等；

9）确定现场是否有网络及覆盖；

10）确定现场照明的位置；

11）确定空调温度、讲台位置及高度；

12）确定停车场的位置和数量；

13）确定活动场地总面积及各区域面积。

第二是对活动所需物资进行最后检查，如果提前发现有问题，可以尽快更换：

1）仔细检查物料生产的数量、颜色、图像、LOGO、日期、时间等；

2）检查喷墨打印作品的质量，并及时进行修复，如重新上墨、颜色调整及处理等；

3）核实现场使用的材料是否真实；

4）项目建设是否按预期进行；

5）检查所有施工人员是否到位，并与施工经理联系；

6）高标准工地可能要求施工人员出示身份证、照片方可进入现场；

7）编制施工材料清单计划，检查是否按期完成，确认返工时差；

8）现场可准备一些各种颜色的双面胶带或者透明胶带，辅助工具尽量多带。

接下来就是进行现场建设，负责整个活动现场建设工程的完成：

1）现场运输物料的通道入口及货梯位置；

2）确定舞台及主背景板的位置，测量前后距离；

3）核对背景板、展示区位置，确认如何摆放；

4）活动标牌、活动展架、横幅的摆放位置；

5）控制台、灯光架、音响、视频设备的位置；

6）现场施工人员应注意安全问题，活动期间不得随意改变岗位、离开岗位。

至此，网站的搭建工作基本就完成了，但你以为这样就够了吗？你还需要充当“检查员”，检查一下容易出现问题的环节，比如：

1）音响设备设置完毕后，及时选择背景音乐；

2）接收主办方提供的客户信息，如礼品袋，资料等；

3）将活动所需要的信息集中存放在一处，进行统一管理和分发；

4）检查活动所需道具；

5）所有资料的图像和位置是否正确；

6) 嘉宾进入会场的路线上是否有杂物或地毯缺陷？

7）对发现的问题应及时纠正。

02 活动彩排

1）首先确认所有排练人员是否到位；

2）确认舞台灯光、音响设备是否调试正确；

3）确认礼仪、表演人员、摄影师、摄像师、主持人到达时间，并在活动前进行面对面沟通；

4）确保VIP嘉宾名单正确，如有变动，及时与主办方沟通；

5）确认主席台上的桌花、摆放是否到位；

6）最后检查场地地板是否保持清洁。

完成活动彩排流程后，就可以放松一下或者找个僻静的地方小憩一下，接下来就是等待活动开始了！

03 活动管理

会议前：

1）安排礼仪人员及工作人员负责客人的入住手续；

2）安排专门人员接待VIP客人（详情可与客户沟通）；

3）安排礼仪，向VIP嘉宾赠送胸花；

4）安排礼仪人员引导宾客入座；

会议期间：

1）安排工作人员为客人开门、关门；

2）活动开始前，提前五分钟与全体工作人员确认；

3）灯光秀开始，音乐响起，主持人上台；

4）会议各个环节需有工作人员把关，开幕式需有礼仪协助；

5）随时安排摄影师、摄像师在会场周围拍摄照片或视频；

会后：

1）VIP嘉宾离开会场时，电梯或专车接送；

2）所有嘉宾离场后，撤展并提醒施工人员注意安全；

3）与场馆方结算场地费及其他费用；

4）提醒顾客是否将剩余材料打包带走；

5）最后，将自己的用品带回家，并检查是否有东西遗留；

04 费用清单

每次公关活动结束后，都需要一份详细的费用清单，一般活动结束后的费用清单包括以下三种：

1）收取活动尾款；

2）表演者费用；

3）材料生产成本；

为了达到活动成本的准确性，尽量将所有费用都计入。在这个过程中，你会发现有很多意想不到的开支需要计入成本。注意不断更新成本表，根据变化增加或减少相关项目产出的成本。

05 活动总结

活动公司学会做活动后总结是很重要的，活动结束后不代表可以不管，活动结束后也要收集一些顾客反馈的数据，为下次活动积累宝贵经验，一定不能在下次活动中犯同样的错误。

1）收集活动照片、视频；

2）提交客户满意度调查表并抄送上级领导；

3）收集媒体新闻稿，整理归档并发送给客户；

4) 结算活动的最终付款；

5）对活动进行总结；

墨菲定律说：“任何事情都没有看上去那么简单，可能出错的事就一定会出错，如果你担心某件事发生，那它就更有可能发生。”基于此，它是公关活动中活动执行的最佳警钟。

以上就是公关活动策划与执行中要注意的步骤和细节，希望对大家有所帮助。

- 结尾 -

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