关于大型会议活动组织的分享总结，你想知道的都在这里！

一、准备工作

1、明确大型会议活动涉及人员

例如：工作人员、渠道商、客户群体、媒体单位、专家团队、政府官员

2、组织架构的确定和搭建

搭建组织架构时，可以参考以下模板（可根据实际情况进行调整）：

总法律顾问 - 首席执行官 - 负责每个模板的执行

各组件的主要职责如下：

总法律顾问：参与制定规划计划，给出组织结构所需人员数量的范围，并确定财务预算。

高管责任的九大部门：各自在相应的部门有自己的长处，比如金融部门、运营部门、宣传部门等都需要掌控金钱，所以需要一个善于管理金钱的高管来掌控。

3、确定岗位职责

目的：明确工作职责范围，防止推诿责任，避免陷阱，规避风险

以现场执行部分为例：

参加会前的活动策划部分，及时了解流程变化并准备应对措施； 组织实施工作组的往返行程； 配合会场布置团队完成会前的会场布置等相关工作； 会前与嘉宾接待管理团队共同完成台下座位卡的制作、裁剪、装订； 会前大桌卡的制作以及大桌卡在舞台上的摆放； 会前办公用品采购需求的提交及交付和储存； 会前办公用品采购沟通协调工作； 会议开始前在台下为领导人放置座位卡； 为台下媒体放置座位卡； 高峰论坛舞台地点礼仪指导的沟通协调； 现场执行时的场景布置组织及沟通协调； 现场执行期间协调礼仪话筒传递，引导嘉宾并确保嘉宾在现场； 现场执行过程中流程发生变化时及时与主机沟通； 与现场布置人员及礼仪人员密切沟通，及时调整信息； 临时增加宾客卡制作、现场摆放及位置引导； 组织协调工作组成员矿泉水瓶的安置、矿泉水的到达以及未开封矿泉水的回收； 会后席位卡的回收和包装； 会后签署文件的回收和包装； 会后办公用品统一包装和管理； 组委会临时交办的其他事项。

4.确定关键节点并相应执行

重要关键节点：谁对计划有决策权等。

其他关键节点：确定参与人员、确定参与客户等。

5.确定活动准备的内容，如：材料和预算

首先，在确定活动准备内容时，必须确定发起人，如：材料发起人、成本预算发起人、或者领导邀请发起人等。

其次，在制定预算时，首先要确定相关的审批人，比如：是否由项目组审批，或者由职位审批等。

6、需要关注的流程（流程进行中，需要关注进度较慢的部分）

首先，对环境和流程不熟悉导致流程进度缓慢。 比如，对于新员工，我们可以帮助新员工熟悉流程和公司关系，一步步告诉他们要做什么、找谁、什么时候有结果。

其次，遇到相互回避、不配合的情况时，可以明确沟通平台和沟通流程，找到上级领导进行决策。

第三，决策层面出现问题，比如计划发生变化等。 计划经常需要改变，并且经常需要召开会议。 因此，为了更快地确定计划，可以找老板或者能做决策的人一起参与。

第四，对于难以推动的流程或环节，要找到能够调动这些人员的人，进行安排，如何调动，调动多少人等。（如果流程或环节也可以用同样的方法推广难度大）

7、物资管理（哪些地方、哪些环节需要什么物资，交给谁？）

例如：安保材料、宣传材料、嘉宾材料、客户材料、办公用品等确定后，需要进行采购、分发、盘点。

注：宣传材料是最难的部分，因为宣传材料是跟随计划的，当计划发生变化时也会相应变化，所以需要及时采购，然后分发、清点。

8. 嘉宾座位顺序

可以提前整理成Excel表格，然后提交给负责领导审核批准。

（前期准备工作复杂繁琐，建议您编写一份管理手册进行回顾和比较，但前期准备工作完成后，您将面临更大的挑战，那就是现场执行）

2. 现场工作执行

1. 制定执行清单

通过一个简单的例子让大家更清楚的理解

示例：签约仪式

签字人1：XXXX

签字人2：XXX

见证人：XXX

台上嘉宾位置图：提前用excel排好

材料：几张桌子、几把椅子、几份合作备忘录文件、几支签字笔、几本签名簿

座位卡：人员姓名/单位名称

2、证人安排（合理使用接待人员）

有些活动需要见证人，但往往因为出席的领导和嘉宾较多，会议时间也比较长，所以会出现一些嘉宾即将出现但不在现场的情况。 可以让接待人员提前三个流程告知客人即将出现，即提前让客人知道。 客人们正在等待，以避免这种情况发生。

3、材料到位（以签约仪式为例）

首先，签字仪式所需的材料，如桌子、椅子、笔记本等必须到位。 其次，人员要到位，就是找人做搬桌子、搬椅子、摆放笔记本、记事本、卡片等非常细致的工作。 最后，物与人的对应关系需要会议负责人协调确定。

4. 工艺演练

每个部分都需要提前排练，尤其是对嘉宾来说。 如果客人要演讲，即使客人沟通后说不需要稿件，也要做好准备。 稿件的写作可以通过前期的文案准备。

3. 其他准备工作和陷阱总结

1、通过以下方式对参与员工进行及时关怀：

①心理疏导，重在解决问题

②提供支持（人员协调、进度推进）

③解决基本问题（吃饭、休息等）

④ 营造氛围（以身作则，明确目标，不惹事生非）

⑤表扬、鼓励、信任等。

⑥表彰活动

⑦加班是否可以调整休息时间等。

2、大型会议活动常见陷阱：

①策划计划：总顾问参与策划计划时，记得先明确后续总顾问参与的次数。 否则很容易出现方案即将敲定，总顾问不同意，直接推翻方案，导致之前的努力化为0。

② 活动邀请：一些政府官员在邀请时，不希望信息泄露。 另外，有些公司有规定不得主动添加客人微信，也不能主动询问客人的电话号码，除非客人主动联系。 这时候就会因为缺乏联系信息而出现信息不对称，比如哪些客人会来，哪些客人什么时候离开，客人的行程有漏洞等。

③物资管理：在物资管理中，采购和配送比较简单，但库存比较困难。 需要交给现场具体需要该材料的人，而且一定要交给负责人。 否则只会知买不知。 物资到达后，谁来接货？ 这就产生了信息不对称的问题。

④ 宾客座位：即使提前准备好了宾客座位，仍然会有客人对座位不满意。 面对这种情况，在安排客人座位时，需要提前与之前接触过客人的同事了解。 哪些客人对位置比较敏感，或者会关心这件事，考虑得更仔细一些。 毕竟，惹恼了嘉宾，会影响整个活动的顺利进行。