南京恒睿文化传媒，南京一站式活动策划，活动执行，活动公司

一场年会背后的策划硬功夫

在2024年2月21日那天, 江苏国家会展中心迎来了一场行业聚会, 这场聚会规模不算小, 它就是上汽乘用车经销商合作伙伴年会。

这场大会, 主题是“创变 启新程”, 它把荣威、名爵这两大品牌, 数千位经销商伙伴给集结起来了。

在春节档期里面, 南京恒睿文化传媒, 作为连续18年服务该项目的策划执行团队, 完成了从创意直至落地的全案工作, 对于活动策划从业者而言, 这个案例存在不少值得拆解的实操细节。

年会策划先分清三大板块

任何一场大型年会，最怕的就是内容堆砌、流程混乱。

上汽举办的这场大会, 将议程明确划分成了商务大会、荣耀颁奖、晚宴这三个彼此独立板块, 第一个板块承担着讲清年度战略的功能, 第二个板块起着做情绪激励的作用, 而晚宴则肩负着负责氛围收尾的职责。

在前期沟通这个阶段的时候, 策划团队给出建议, 建议客户要先去明确各个板块内部的核心目标, 之后再去为其分配时间以及预算, 以此来避免出现那种情况。那种情况就是什么都想讲, 可是却什么都没有讲透, 这属于常见常遇的问题。

创意主题要扣住品牌节奏

“创变 启新程”这个主题，不是随便想出来的口号。

在二零二四年的时候, 上汽乘用车确实存在双品牌新品上市的规划, 这个主题呢, 不仅要跟产品方面的“变”相呼应, 而且还要传达渠道方面的“新”。

在提案阶段之时, 策划的一方, 常常会先去梳理品牌在当年的产品节点情况, 以及管理方面的调整状况, 还有文化方向的相关内容, 之后再去提炼出那种, 既是能够在内部统一认知的, 又是可以在外部展示信心的主题词。

要是你的客户同样存有年度大会的需求, 不妨先去问询明白：今年最期望让经销商铭记的一件事情究竟是什么?

春节档期执行靠的是排期管理

这次大会的筹备阶段, 贯穿了整个春节假期, 这可是很多策划公司都不敢承接的棘手难题, 是块难啃的硬骨头。

南京恒睿的那支团队, 在节日之前就搞定了方案定稿之事, 还进行了物料下单操作, 并且完成了搭建预排工作, 春节期间呢, 通过日复一日的线上进度会, 紧紧盯着制作工厂以及物流运输情况, 保证在2月21日开场以前, 所有的环节都不存在任何差错。

在这里, 给同行一个建议，在节假日去执行项目的时候, 务必要提前两周锁定供应商的产能, 并且要在合同当中写明延期的违约责任, 不然的话很容易就会被那些不可控的因素给拖垮。

连续18年合作靠的是标准化沉淀

18年都能持续为同一个客户提供服务, 这并非依赖某一回突然闪现的灵感, 而是靠着将每一次执行过程里获取到的经验, 转化为固定的标准流程。

比如说, 场地动线该怎么去进行规划, 签到环节要怎样来实现分流, 颁奖音乐以及灯光要如何相互配合, 这些细节于南京恒睿内部而言, 全都存在着可复用的模板库。

对于策划公司而言, 在为老客户提供服务之际, 将以往的数据拿出来进行对比分析, 通常比全新的创意更能够打动决策者, 这是由于其意味着稳定性以及可控性。

经销商大会的传播价值别忽略

不少策划团队将经销商年会仅仅视作内部活动去开展, 实际上, 其具备的传播价值远远超出了这般的范畴, 并非仅仅局限于此。

在这场大会之中, 双品牌新品方方面面的信息, 借助经销商网络一点一滴向终端市场进行渗透, 现场所拍摄的照片以及录制的视频亦可剪辑成为品牌宣传所利用的素材。

在策划的起始阶段便应预留传播的视角，设置那种具备视觉冲击力的签到墙, 设置合影区, 安排专门的人员去跟拍关键的环节, 在会后的 48 小时之内输出传播物料包供经销商使用, 如此能够有效地延长活动的影响力周期。

这场年会能看出, 大型经销商活动成功, 靠的是精准解读品牌需求, 严格把控执行细节, 强效管理时间节点。

南京恒睿文化传媒, 在活动策划与搭建领域深入耕耘, 提供一站式服务, 此服务涵盖方案创意、展台设计以及现场运营, 其拥有2000㎡仓储空间, 已为华为、可口可乐、奔驰、宝马等品牌, 成功落地各类发布会和品牌展览。

不论那有着千人参与规模的年会, 还是那堪称精品的快闪空间, 恒睿团队都能够凭借稳定的交付能力, 陪伴着你, 走好每一段“启新程”。

对这个案例看过之后, 你自个儿想来, 所在团队的年度这种交流会, 最需要在哪个部分环节去加强完善呢?

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