如何策划一场完美的展览会？想要成功策划举办

成功策划并举办一个展览并不像你想象的那么简单。 至少，你需要知道完成一个展览需要哪些步骤。 让我们带您了解，一个成功的展会需要经历这13个步骤。 脚步。

第一步：了解展会情况，收集信息

与主办方联系，他们将传真或邮寄展览文件给您。 这些文件应包括展览介绍材料、展览申请表、展览费用、相关服务、展厅展位图、参展商手册等。

第二步：确定展位

展位位置由主办方全面规划。 展位的位置根据产品和服务的内容、行业、地区等因素安排，或者根据展位费的多少来决定展位的质量。 主办方提供的展位图标明了可用的位置。 人流最多的地方是出入口、卫生间、休息室、就餐区附近。 总之，越早向会议主办方提交参展申请表，就越容易获得好席位。

根据您自己的需求与主办方联系沟通，填写好参展表格，返回给会议主办方并确认后，您还需要将全部或部分展位费汇给主办方作为押金，以便您的展位得到妥善保护。 地点。

第三步：准备费用预算

展览费用包括展位费、展位装修费、展品运输费、机票及长途火车费、市内交通费、食宿费、必要设备费、租赁费、活动策划及宣传费、资料印刷费、礼品制作费用、会议室租赁费等。在制定展览预算时，应增加总费用的10%作为不可预见费用。

第四步：确定展位装修方案

展位一般分为三种形式，一种是标准展位，一种是改装的标准展位，最后一种是在裸地上搭建的特装展位。 根据实际需求和预算确定装修方案。

第5步：租赁申请和活动申请

大多数参展商都会需要各种临时租赁物品，包括桌椅、柜子、沙发、电话线、网络接口等。另外，如果您在展会期间需要消耗大量的电、水、煤气、天然气、等，必须在参展申请表中予以说明和强调。 会议主办方在收取一定费用后，将安排提供这些服务。

一般展会同时举办各类技术研讨会、交流会、新闻发布会等。 这些活动的描述在《参展商手册》中详细列出。 您可以根据您的实际需要填写表格进行报名。 有收费活动。 您支付所需费用后，将由主办方确认。 另外，您需要自己组织一些现场活动和会议活动，还需要提前向主办方报告活动方案和预留会议室，获得许可后才能实施。

第六步：制定促销计划

展会一般会提供各种活动策划服务，以更好地宣传您的公司，因此您必须在展会前、展会期间和展会后制定宣传计划。

展前宣传的几种方式

（1）展会公布的《会刊》可以免费包含每个参展商的名称、地址、电话、联系人，甚至产品介绍。 如果可能的话，您还可以付费发布活动策划。 这是展览的重要组成部分。 一个不可忽视的环节，它是展览的延续。

（2）通过网络媒体等新闻媒体发布参展消息，介绍公司在展会上的最新动态和亮点，吸引潜在客户在展会上参观您的展位。

展会宣传的几种方式

（1）引人注目、独特的展台设计是吸引观众注意力的好方法。

（2）发放一些小礼物、举办一些现场活动也是不错的宣传方式。

（三）与主办方租赁展馆内外的实体活动策划空间更是引人注目。 一般有气球横幅、气球门、活动策划墙、户外活动策划标牌、活动策划旗杆、户外三角标牌、灯箱活动等。 规划卡等

（四）举办产品发布会、新闻发布会等，举办各类活动、演出。

展后宣传的几种方式

（1）收集展会观众信息，以便回访。

（二）撰写展览成果和新闻报道并在新闻媒体上发表。

第七步：信息展品的准备和运输

参加展会之前，必须准备充足的宣传材料，包括名片、产品介绍、公司介绍、产品价目表等。 使用情况往往会超出您的预期，因此请做好充分准备。

展品的运输在主办方提供的《参展商手册》中有明确规定。 其中包含负责领取展品的人员的姓名和送货地址。 您可以点击此处提前将展品运送至展览地点。 另一种便捷的方式是委托货运代理，提供门到摊位到门的服务。

第8步：预订旅行和住宿

一般参展商需要提前1至3天到达展会举办地所在城市，并在展会结束后次日离开，因此您可以根据展会时间确定往返行程。 主办方通常提供预订往返机票的服务。

主办方提供的《参展手册》会提供会议接待的介绍，会为您提供几家到几十家不同档次的酒店，一般比零售价低很多。 很多展会还会提供从酒店到展会场馆的免费班车，这样会节省很多时间和金钱。

另外，如果您有参观考察的需求，也可以提前向主办方提出。 一般来说，主办方会根据客人的需求提供个性化的服务。

第9步：支付所有费用

根据向主办方提交的预约租用表，将全部预租费支付至指定账户，并结清剩余展位费。 一般情况下南京活动搭建，南京活动执行，南京活动策划，南京恒睿文化传媒，南京舞台设备租赁，南京同城活动，南京线下活动，活动策划，活动搭建，恒睿文化，南京活动公司，南京舞美灯光，南京会场搭建，南京会议布置，南京美陈工厂，南京会务公司，展会主办方要求所有展位费在展会前一个月结清。 主办方将在活动期间提供发票。

第10步：获取证书

参展商报到时，会议主办方将提供参展证。 一般一个标准展位会提供2-3张展商胸卡。 这也是通行证，在整个布展、展览和撤展期间有效。 门票 大会主办方将根据展位大小，向每个参展商分配一定数量的展会门票甚至开幕式邀请函。 这为您提供了联系客户和相关单位的机会。 您可以列一个清单，然后将参展商的门票和名片发送给这些客人，邀请他们参观和见面。

第 11 步：设置和清洁

会议组织者通常会留出足够的时间进行展览布置。 会议展览布展时间为2-3天，可在正常工作时间外加班施工。 布展前，施工单位需严格按照《参展手册》的规定提交审批材料并缴纳相关管理费等。

大会免费提供参观者通道和其他公共区域的清洁服务，但展位的清洁工作通常由参展商自行负责。

第十二步：执行

一切准备工作完成后，就可以有条不紊地实施展会计划了。 如现场发生紧急情况，需立即联系主办方设立的现场办公室和场馆负责人。 他们的联系方式详见《参展商手册》。

展位工作人员应详细记录每位来访客户的情况和要求，不要依赖事后记忆； 对于不确定的产品需求，不要当场同意，并及时向总部报告，做出合理答复。 一旦同意，必须按质、按期完成。 赢得客户的合作信心； 每天将潜在的商机和客户信息发送回公司以便立即处理和响应。

第十三步：拆除展览

展会最后一天的下午一般为撤展时间。 根据撤展速度，一般可延长至22:00。 参展商确认后将归还租赁设备并退还押金。 随后，参展商即可办理离场手续。

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